テレワークのマナーについて本気で考えてみる -リモート会議- vol.2
みなさん、ごきげんよう。
今回は「テレワークのマナーについて本気で考えてみる -リモート会議- vol.2」をお送りしたいと思う。
ご紹介するマナーは以下の二つだ。
- 参加者のスケジュール把握/ホスト（あるいは予定調整者）へのスケジュール共有
- 会議前のマナー
ホストにスケジュールを把握してもらう
例えば携帯電話の普及によって、友人同士の待ち合わせ時間に対して厳守の意識が薄れたように新たなガジェットの登場は人々の価値観を礼節の面でも変容させるものだ。電話といえば固定電話だった時代ならつゆ知らず、メッセージアプリのショートテキストや通話一つでお互いの状況を共有できる今日においてパンクチュアリティへの寛容さが広まったは良いことともいえる。
会議ツールの普及にも同様のことがいえる。対面会議であれば、電話・メール等で、形式や様式にのっとってアポを取る必要があったが、オンライン上であればそのフレキシブルさゆえに却ってスケジューリングに難儀することもあるだろう。
①ホスト（予定調整者）側のアプローチ
アリの大名行列の際、平伏しなかったキリギリスの処遇を問う会議の主催を任された鈴虫係長の場合
鈴虫「りんりんりーん（私とキリギリスと同じ部のコオロギは予定が合いそうだけど、法務部の蟷螂さんと人事部蜻蛉さんのスケジュールがあわないなあ）」
→複数の候補日を提案し、都合の好い日程・時間帯を回答してもらう。
②参加者側のアプローチ
定期ミーティングなど、会議が予期されるのであれば参加者側もホストが調整しやすいようにあらかじめスケジュールを知らせることもまたマナーである。
- 社内イントラやMS Office (outlook)等でスケジュールを公表する。
- どうしても参加できない場合は代理を立てて会議後に内容を共有してもらう。
順に見てゆこう。
スケジュールを公表する
MS Officeを導入している場合、Outlookやteamsの予定表から社内の人間の予定を確認できるはずだ。
会議のホストに対しては予定表に準拠してスケジューリングしてほしい旨を伝えればかなり調整が楽になる。また、職位が高く任意参加の会議が複数スケジュールに反映されている人もいるかもしれない。その場合は別途調整可能な時間を共有するか、スケジュールの備考に書き加えたりするなどの配慮が肝要だ。
どうしても参加できない場合は代理人を立てる
これは主に職位が高い人の場合だろう。重要な方針決定など、自身の職責にかかわらない限りにおいて代理人を立てて、後から会議について共有してもらうという選択肢も可能だろう。
特にzoomなどでは、会議の録音録画など、議事録を人力でまとめる労力をカットしてくれる便利な機能も備わっている。このようなツールの機能をうまく使うことで会議に参加できないからといって共有事項がおざなりになることを避けることもできる。
リモート会議は場所や時間を選ばず開催できる柔軟性がある一方、その弾力性に甘えてしまい顔が見えない非物理感から、人と人との協業である意識が薄れる遠因になる。
場所と時間に縛られない利点を殺さないためにも参加者側もスケジュールを公表することで調整にかかわる労力を減らす配慮を、ホスト側は多人数他部署との折衝であることを念頭に余裕を持ったスケジューリングを意識する必要がある。代理人を立てる場合は、会議資料の事前の共有のほか会議内容の記録もしっかり行うように代理人に頼んでおくことで議題結論の把握が楽になるはずだ。
あ、そこ。大名行列で平伏しなかったのによくキリギリスは斬り捨てられなかったなと思ったでしょ。大名行列に虫は関係ありません。もっと歴史を勉強したまえ。
